目次

イントロ

序章［ガイダンス］ 仕事が終わらない原因は３つの〝隠れたムダ〟

〝隠れたムダ〟が、あなたの時間を奪っている
１．作業のムダ＝手戻りが多いので仕事が進まない
２．集中力のムダ＝集中できていないので仕事が進まない
３．〝自分〟のムダ＝一度考えたことを忘れるので仕事が進まない
なぜこれらのムダは隠れているのか？
３つのムダを解消する「技術」
　計画モード：終わる計画を作る技術
　実行モード：迷わず手を動かす技術
　中断モード：一度考えたことを保存する技術
本書の読み方

第１部　仕事が終わる３つのモード

第１章 「計画モード」で終わる計画を作る

三大要因１ 「終わる計画になっていない」から
　　　　　　「作業のムダ」＝手戻りが多い

「終日作業」と時間を確保しても、終わらない理由
時間をたくさん確保しても、足りる保証はない
終わらないのは「終わらない計画」通りに進めているから
頭の中でうまくいかなかったことが、現実の世界でうまくいくことはない
適当な見積もりでも、人に伝えたら「期限」
計画の速さが仕事の速さを決める
「終わる計画を作る」＝計画モードで、［１］ゴールの場所と［２］ゴールまでの道筋を明確にする
［１］ゴールの場所を明らかにする →「誰が何をするのか」が明確になっているか？
［２］ゴールまでの道筋を明らかにする → 仕事を分解する
ゴールと道筋が明らかになっていないと手戻りする
まず頭の中で１回仕事を終わらせる＝「脳内リハーサル」
脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」を作る
逆算よりも「前から順番に考えていく」ほうがカンタン
未経験の仕事でも必ず道筋を描こう
「とりあえずやってみる」は手戻りが大きい
実は速い人は「考え終えてから走っている」
計画モードは「アクション動詞」で完成する

第２章 「実行モード」で迷わず手を動かす

三大要因２ 「切り替えが多い」から
　　　　　　「集中力のムダ」＝実は、集中できていない

作業中の「切り替え」が多いとムダが増える
　マルチタスクは非効率
「考える」と「手を動かす」は頭の使い方が違う
「切り替え」が多いと手を動かす時間が減る
「計画」から「実行」は「１回きりの片道通行」
連続して手を動かすと「超集中」できる
超集中を通じて「頭のいい自分」が育つ
事前の計画モードでいかに「あとはやるだけ」にできているか？
「あとはやるだけ状態」なら超集中が引き出される
実行を妨げる３つの要因を解決する
①作業中に割り込みが入る → 外部からの割り込みを防ぐ
②他の「気になること」を思い出してしまう → 気になることをすべて書き出す
③そもそも計画が甘い → ひとまずゴールまでの道筋をつなげておく
細かく完了していくことで達成感を味わう

第３章 「中断モード」で前やったことを忘れない

三大要因３　一度考えたことを「忘れている」から
　　　　　　「〝自分〟のムダ」＝頭のいい自分を捨てている

すべての仕事には「中断」がある
「前に何をやっていたか思い出す」は大きい負荷
「どこまでやったか忘れた」は重大な、〝隠れたムダ〟
中断すると手戻りならぬ「アタマ戻り」する
「頭のよかった自分」が時間経過とともに消えていく
中断が入ると「頭のいい自分」が消えてしまう
「アタマ戻り」は無意識のうちに発生している
手戻りよりも恐ろしい「アタマ戻り」
未来の自分は「他人」である
うまく再開するには、うまく中断しておく必要がある
「中断」するときに「保存」すればアタマ戻りしない
未来の自分へ「引き継ぎ書」を書く
「頭のいい自分」を保存し、「未来の自分」へ引き継ぐ
「一番頭のいい自分」を100％保存する
15秒の思考メモは「ゲームのセーブデータ」
中断がうまくできれば「仕事を忘れる」のも上手くなる

第４章　アクション動詞でタスクを書く

計画・実行・中断すべてに使う必須技術
アクション動詞は「実際にどう手を動かすか？」を表す動詞
「次にやるべきアクション」に悩むと手が止まる
ＷＯＲＫ 「アクション動詞」を使う練習
　ＣＡＳＥ①　アクション動詞で最寄りの駅から会社に向かう
　ＣＡＳＥ②　アクション動詞でポンコツロボットに指示を出す
タスクに「検討」「調査」「調整」は使わない
思考系の作業は「その結果」をアクション動詞にする
「アクション動詞」を使うと、いつも「頭のいい自分」で働ける
　コラム　英語圏で使われる「アクション動詞」

第１部まとめ

第２部　計画・実行・中断モードをアクション動詞で使いこなす

第５章　計画モードを実践する

計画モードの実践は「アクション動詞の実践」である
仕事を分解しても、仕事は増えていない
「アクション動詞」で実際の仕事を速くする練習
アクション動詞なら、自然と脳内リハーサルも進む
「終わる計画」を作る５つのコツ
「結果」以外は、たいていやる前にわかる
「何がわかれば進むのか？」を先に把握しよう
計画は「書き出した」ことに大きな価値がある

第６章　実⾏モードを実践する

第７章　中断モードを実践する

「アタマ戻り」をなくすと、仕事はグングン進む
中断モードで「一度考えたことをムダにしない」
４つのポイントに絞って残す（進捗・次・違和感・思考）
アクション動詞で保存の精度が上がる
育った「頭のいい自分」を精密に保存する
「あとはやるだけ状態」をリロードする
中断を使うべき２つのタイミング
　①「仕事を受けた瞬間」に記録する ／ ② 急な割り込みが入った時の「15秒」
仕事が速くなる「うまい中断」６つのコツ
　① メモはできるだけ「生々しく書く」／ ② 感覚的でも数字を入れる
　③ 再開後の最初のタスクは、なるべく小さく簡単に ／ ④「達成基準」を書いておく
　⑤ 計画を少しだけアップデートする ／ ⑥ 終わらなかったら、もう一度書き直す
中断モードで「昔の自分の肩に乗る」

第２部まとめ

終章［ブーストモード］ すべての経験を活かす「保管・再生」モード

「前やった仕事」の記憶は時間が経つと消えていく
「車輪の再発明」をしてはいけない
計画・実行・中断は「保管・再生」のために存在する
「最高に頭のいい自分」を100％保存する
「保管」すると、次は「再生するだけ」で終わる
保管モードで「自分用の最速マニュアル」を作る
同じ手順を繰り返すだけだから「再現性が高い」
今すぐ「保管・再生」の技術を使ってみよう
「強くてニューゲーム」状態で仕事を進める

おわりに

著者

萩原 雅裕（はぎわら・まさひろ）
Prodotto合同会社代表
1974年群馬県生まれ、神奈川県横浜・横須賀・鎌倉育ち。
NTTデータ、ベイン・アンド・カンパニー、日本マイクロソフト、Microsoft Corporationを経て、創業メンバーとしてワークスモバイルジャパンに参画。法人向けコミュニケーションツール「LINE WORKS」の立ち上げに携わり、４年連続市場シェアNo.１、導入社数20万社超、売り上げ78億円（2021年当時）までの成長に貢献。25年間の会社員生活を終えて、独立。
コンサルや外資など一見すると華々しい経歴ながら、常に長時間労働でやり繰りしてきた社畜人生。生粋のタスク管理オタクとして、30年超にわたり「どうすれば思い通りに仕事が終わるのか？」を考え、試行錯誤し続けてきた。2024年note創作大賞ビジネス部門で『コンサルと外資で学んだ、「アクション動詞」でタスクを書くと生産性が高まる話』が入選。
Amazonなどでも使われる世界No.１のプロジェクト管理ツール「Asana」のアンバサダーとして３年連続MVPを受賞。生産性向上に関する講演、テレビ・ラジオ出演、新聞・雑誌掲載の実績多数。